関町北四・五丁目町会個人情報取扱規程

(目的)
第１条 この規程は、関町北四・五丁目町会(以下、「本会」という。)が個人情報の取得、利用、提供および管理の適正を期するため、個人情報を取り扱う場合の基本的事項を定め、本会の円滑な運営を図るとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。

(責務)
第２条 本会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、本会の活動において個人情報の保護に努める。

(守秘義務)
第３条 本会の活動に従事する者または従事していた者は、その活動において知り得た個人情報を他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。

(規程の周知)
第４条 本会は、この規程を総会資料または配布、回覧等により会員に周知する。また規程を変更した時は、総会資料等の配布により周知する。

(個人情報の取得)
第５条 本会は、会長または役員が「関町北四・五丁目町会加入届」等を、会員または会員になろうとする者から受理することにより、個人情報を取得する。
2 取得する個人情報は必要最小限とし、本人が同意した情報とする。
3 要配慮個人情報は、あらかじめ本人の同意を得てから取得する。

(同意の取り消し)
第６条 会員は、本会に対して個人情報の取得に同意した場合であっても、その後に個別または全ての項目について同意を取り消すことができる。
2 前項の申し出があった場合、本会は遅滞なく該当する個人情報を削除または破棄しなければならない。

(個人情報の利用)
第７条 本会が保有する個人情報は、本会会則第2章第4条の活動目的を達成するため、第5条の事業(活動)を行うにあたり、次の項目に沿った利用を行う。
(1)会員名簿をはじめとする各種名簿の作成および会員への配布
(2)会議および事業の実施、お知らせ等の送付・回覧
(3)会費の集金および管理
(4)その他、総会または役員会において認められた項目
2 　本会および会員は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前項に定める利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

(個人情報の提供等)
第８条 本会及び会員は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に個人情報を提供してはならない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
(3)公衆衛生の向上・児童の健全な育成の推進のために必要な場合
(4)国、東京都、練馬区またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂 行することに対し、協力する必要がある場合
(5)役員に関するもので、国、東京都、練馬区、練馬区町会連合会またはこれらに準じる公共目的の団体等が、町会に関する事業または事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合
(6)本会の事業等を実施する委託業者に提供する場合
(7)その他、本会会則第 5 条の事業(活動)を行うために必要で、総会または役員会で認めた場合
2 　本会が個人情報を第三者に提供した場合は、記録を作成し保管しなければならない。ただし、提供先が練馬区の場合はこの限りではない。

(個人情報の管理)
第９条 本会が取得した個人情報は、会長または会長が指定する役員が適正に管理する。
2 本会から配布を受けた各種名簿は、個々の会員が適正に管理する。

(個人情報の安全管理措置等)
第１０条 本会は、取り扱う個人情報の漏洩、減失または毀損の防止、その他の個人情報の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講ずる。

(その他)
第１１条 本会は、個人情報の取り扱いに関する苦情について、適切かつ迅速な処理に努める。

(規程の改正)
第１２条 この規程を改正するときは、役員会において決定を行う。

　　付則
この規程は、令和2年10月1日から施行する。